Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Villa Blanca samler inn og bruker personopplysninger på sin nettside og i sine fagsystemer.

Villa Blanca, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, omfatter det kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger

Behandling av personopplysninger på villablanca.no. Webredaktøren har det daglige ansvaret for Villa Blanca behandlinger av personopplysninger på vår nettside med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel ved bestilling av bord, motta nyhetsbrev med mer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte.

XXLbooking AS er vår databehandler, og er vår leverandør av restaurant management system, med tjenesten XXLtable som samler inn opplysninger fra de bestillinger som gjøres direkte på disse sidene, også på de bestillinger som vi legger inn manuelt. XXLtable håndterer også alle registrerte tilleggs data som vi legger inn på den enkelte bestilling. XXLtable håndterer også alle data knyttet til den enkelte ansatte i timeregistrerings delen av XXLtable.

Det er kun Villa Blanca og XXLtable som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Villa Blanca og XXLbooking AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Data som vi registrerer ligger på servere innenfor EU’s landområder.

Nettstatistikk

Villa Blanca samler inn opplysninger om besøkende på villablanca.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene som samles inn og behandles, kan ikke kan spores tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Informasjonskapsler

Vi bruker også informasjonskapsler (cookies) som er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du leser en nettside. Disse brukes vanligvis til å forbedre din brukeropplevelse når du er på villablanca.no. Om du ønsker å unngå bruk av informasjonskapsler kan du stille inn din nettleser til å ikke akseptere disse. Se nettleserens hjelpesider for innstillinger. Vær oppmerksom på at dersom du velger å utelukke informasjonskapsler, kan noen av funksjonene på villablanca.no slutte å fungere.

Analyse

Grunnen til at vi legger informasjonskapsler på din maskin, er at vi skal kunne samle inn anonymiserte opplysninger om besøkende på villablanca.no til analyse. Formålet med dette er å samle inn statistikk som kan brukes for å videreutvikle og forbedre nettstedet villablanca.no. Eksempler på denne type data er: antall som besøker siden, hvordan siden blir brukt, hvor lenge besøket varer, hvilken nettside brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Vi samler ikke inn informasjon som kan spores tilbake til deg som bruker.

Nyhetsbrev

Villa Blanca sender ut nyhetsbrev cirka 0-1 ganger per måned (ca 4 -12 ganger pr år), via e-post. For at vi skal kunne sende deg e-post må du registrere en e-postadresse og gi ditt samtykke til at vi kan sende deg informasjon som er relevant for deg. E-postadressen lagres i en egen database, den deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan når som helst komme tilbake til denne siden Dine Data og melde deg av eller på våre E-postliste

Spørreundersøkelser

Villa Blanca bruker XXLtable til å gjennomføre en spørreundersøkelse. Etter at du har vært gjest hos oss kan vi sende deg et spørreskjema, for å få en tilbakemelding på dine opplevelser som gjest hos på Villa Blanca . Dette gjør vi for å kvalitetssikre at du har fått den forventede opplevelsen og kvalitet som gjest hos oss. Villa Blanca vil ikke dele disse opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

E-post og telefon

Villa Blanca benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov. Avdelingsleder i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av en bestilling journalføres i vårt restaurant management system XXLtable. Disse opplysningene behandles konfidensielt og etter de regler og roller som vi har satt opp internt på den enkelte ansatte.

Noen av våre medarbeidere benytter i tillegg e-post og SMS i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i E-postkassen. Ved en ansatts fratreden slettes E-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsystem. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Loggen slettes etter ca ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Kortbetaling

Når du betaler med kort i våre lokaler eller på nett er det ikke mulig for Villa Blanca å se hele kortnummer i våre systemer.Til kortselskapet sender vi kun totalsum og ikke hva du har kjøpt. For å utføre en betaling håndterer kortselskapet all kortinformasjon. De oppbevarer informasjonen på en sikker og forsvarlig måte og er sertifisert etter kortselskapenes strengeste PCI regelverk.

Besøk i våre lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Når du bestiller et bord eller melder deg på et event eller andre arrangement i vår regi, lagres informasjon du gir oss, til bruk for administrasjon og for å ta inn eventuelle deltakeravgift.

Vårt ansvar

Villa Blanca er behandlingsansvarlig for behandling av alle personopplysninger som du gir oss for å gjennomføre din bestilling av bord, leie av selskapslokaler og andre arrangement i vår regi. I tillegg til person opplysninger ber vi deg oppgi informasjon om ønsker og behov for best mulig å tilrettelegge din bestilling. Dette gjøres av XXLbooking AS i tjenesten XXLtable, på vegne av Villa Blanca . Opplysningen blir bare brukt av XXLbooking AS til dette formålet.

Opplysninger om ansatte

Villa Blanca behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven. Det er daglig leder og vår administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune med mer. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger for ansatte følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Opplysninger i stillingssøknader

Alle stillingssøknader blir samlet inn i Villa Blanca rekrutteringsprogram GastroCv. Alle stillingssøknader blir lagret elektronisk i 18 måneder før de makuleres/slettes automatisk. Når en person tiltrer i en stilling hos Villa Blanca blir alle opplysninger gitt i stillingssøknaden overført fra GastroCv til XXLtable, sletterutiner for personalopplysninger for ansatte følger regnskapsloven og arkivloven. Tilgang til personalmapper behandler vi som konfidensiell informasjon. Tilgang til personalmapper begrenses til tjenstlig behov. GastroCv er en rekrutteringstjenesten som leveres av XXLbooking AS de er vår databehandler av rekrutteringstjenesten. Vi har databehandlingsavtale med XXLbooking AS

Sikkerhetslogger i vårt fagsystem

Villa Blanca har sikkerhetslogger i sitt fagsystem, XXLtable. Det er de ansattes bruk av XXLtable som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i systemet.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriften, samt personopplysningslovens, for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Endring i vår personvernerklæringen

Villa Blanca forbeholder seg retten til å endre denne personvernerklæringen. Hvis vi gjør endringer som er betydelig, varsler vi deg på e-post dersom du har gitt oss samtykke til å sende deg nyhetsbrev

Dine rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Villa Blanca har etter beste evne gitt deg denne informasjonen i denne erklæringen, og vi vil henvise til denne ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i våre systemer har rett på innsyn i egne personopplysninger. De har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger blir rettet, slettet eller supplert.

For å forenkle ovennevnte innsynsrettigheter har Villa Blanca på sin nettside en tjeneste der den enkelte når som helst kan gå inn å se hvilken personopplysninger og hvilken samtykker som er gitt, disse opplysningene kan blir rettet, slettet eller supplert av den enkelte. Vi vil henvise til denne siden ved eventuelle forespørsler om innsyn. Du kan logge deg inn på denne siden her Dine Data.

Dersom du har noen kommentarer, spørsmål eller er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, kan du i første omgang kontakte oss på

E-post: booking@villablanca.no

Er du fortsatt misfornøyd etter å ha tatt kontakt med oss kan du henvende deg direkte til tilsynsmyndighetene i Norge som er Datatilsynet, her er siden deres datatilsynet.no